GF - Como Fazer - Solicitação de Viagens

Como Fazer Finanças

Controle de Viagens

O Controle de Viagens tem por objetivo de controlar e gerenciar solicitações de viagens. Mediante o uso de regras, será possível indicar a quantidade a ser paga de Diárias e Adiantamentos e demais Despesas.

Quais as parametrizações necessárias para o Controle de Viagens?

Inicialmente devemos ter os cadastros a seguir.

Itens de Despesa

Deve constar principalmente registros apontando os seguintes tipos de despesa: ‘Adiantamento’, ‘Diária’, ‘Custo Agência’, ‘Passagem’, ‘Transporte’ e ‘Hospedagem’.

Exemplo:

Controle de Solicitação

Deve constar pelo menos cinco controles: Pendente, Aprovado, Encerrado, Cancelado e Recusado.

Exemplo:

Taxa Serviço

Deve constar as agências e as despesas a serem pagas através da mesma, caso exista agência envolvida nas viagens, esse valor de taxa será aplicado em cima das despesas especificadas no cadastro.

Exemplo:

Regras de Diárias

Deve constar as combinações necessárias para um valor de diária específico, é necessário que conste pelo menos um valor com uma Unidade de Negócio para essa ser válida para qualquer solicitação, caso tenha restrições é possível restringir para Cliente, viajante, Setor, função, Município de destino, UF, destino e País.

Exemplo:

Regras de Adiantamentos

Deve constar as combinações necessárias para um valor de Adiantamento específico, é necessário que conste pelo menos um valor com uma Unidade de Negócio para essa ser válida para qualquer solicitação, caso tenha restrições é possível restringir por função, viajante, projeto, contrato, Município de destino, UF, destino e País.

Exemplo:

Regras de Quantidade Diária

Nesse cadastro será indicado uma faixa de horas e a quantidade de diárias equivalente a faixa informada para cálculo de diária e Adiantamento:

Exemplo:

Configurações envolvidas

• CV - GE - 2466 - Permitir alterar a unid. neg. da solicitação de viagem
• CV - GE - 2467 - Exigir informar o cliente na solicitação de viagem
• CV - GE - 2468 - Permitir alterar o cliente da solicitação de viagem
• CV - GE - 2469 - Exigir informar a conta gerencial da solicitação quando
• CV - GE - 2470 - Permitir alterar a conta gerencial da solicitação de viagem
• CV - GE - 2471 - Exigir informar o motivo da solicitação de viagem
• CV - GE - 2472 - Permitir alterar o motivo da solicitação de viagem
• CV - GE - 2473 - Controle de acesso para a solicitação de viagem
• CV - GE - 2474 - Permitir acesso às informações complementares da solicitação
• CV - GE - 2475 - Bloquear a criação de solicitações quando existir pendências
• CV - GE - 2476 - Controle inicial para solicitação de viagem
• CV - GE - 2477 - Controle para solicitação de viagem não aprovada
• CV - GE - 2478 - Controle para solicitação de viagem revisada
• CV - GE - 2479 - Permitir alterar informações financeiras da viagem
• CV - GE - 2494 - Controle para solicitação de viagem aprovada
• CV - GE - 2498 - Prazo em dias para aprovação de viagem para dentro do país
• CV - GE - 2499 - Prazo em dias para aprovação de viagem para fora do país
• CV - GE - 2513 - Gerar financeiro automaticamente ao aprovar solicitação
• GF - GE - 1295 - Bloquear inclusão de lançamentos com Empresa em branco
• GF - GE - 2216 - Exigir conta financeira

Como criar uma solicitação de viagem?

Menu Finanças > Gestão de Viagens > Movimentos > Solicitação.

Dependendo a forma em que foi parametrizado o sistema poderá ou não exigir alguns campos como Cliente, Conta Financeira, Controle, Conta Gerencial, Motivo, o Viajante sempre será exigido.

Visando que inicialmente será criado somente a solicitação, segue o exemplo abaixo:

Podemos verificar que inicialmente que o solicitante vem como sugestão a Empresa vinculada ao cadastro do usuário que está criando a solicitação, já o controle vem conforme indicado na configuração CV - GE - 2476 - Controle inicial para solicitação de viagem, caso não exista nenhum controle informado nesta configuração, a inclusão de um controle se fará através do botão <Situação>.

O código interno depende da necessidade de cada um esse por sua vez não é gerado automático podendo informar quando desejado.

Ao preencher todos os campos e confirmar, será gerado automaticamente o número da Solicitação.

No caso acima podemos identificar que o gráfico consta ‘2’ sinalizando pendentes, essa indicação é referente as solicitações para o viajante indicado.

Após a criação da solicitação podemos informar eventos se assim se fizer necessário, mas caso não haja necessidade de vincular um evento a um plano não é necessária a sua inclusão, no caso do exemplo acima incluiremos um evento e este será vinculado a um plano:

Exemplo:

No caso acima incluímos dois eventos, podemos verificar que o cliente consta desmarcado, pois ao informar na guia ‘Geral’ estamos indicando que usaremos o Cliente ali parametrizado, caso não seja informado um cliente na guia ‘Geral’, poderá ser indicado o cliente desejado nessa tela, podendo indicar um para cada evento.

Na guia ‘Plano’ podemos informar o plano de viagem com horas e datas, quando possuir essa informação, caso contrário essa indicação fica a critério de quem for Complementar essas informações.

Quando informado datas e horas no Plano essa data será validada contra a Data de Aprovação, que será gravada conforme a configurações CV - GE - 2498 - Prazo em dias para aprovação de viagem para dentro do país e CV - GE - 2499 - Prazo em dias para aprovação de viagem para fora do país, podendo ser alterada oi informada para quem possuir o direito de ‘Gerente de Viagem’.

Ao marcar o campo destino, estou indicando que o cálculo de Diária e Adiantamento devem seguir a regra dos valores para aquele município.

Caso for informado uma data de início e término para os eventos, ao cadastrar planos de viagem com o evento informado o sistema preenche a saída e chegada do plano de acordo com o evento.

Nesse exemplo pode-se complementar através do botão <Complementos> ou ainda utilizar o complementar solicitação, que é o nosso próximo passo.

Importante: Se desejar pelos facilitadores pode realizar tarefas como:

Botão <Relatório>: Pode realizar um relatório descrevendo, observações referentes ao decorrer do andamento da viagem.

Botão <Imprimir>: Pode imprimir o complemento e as despesas da solicitação

Botão <Extrato>: Pode visualizar solicitações e planos relacionados ao viajante

Botão <Repetir>: Pode repetir os dados de uma determinada solicitação, podendo mudar algumas informações se assim desejar.

Botão <Situação>: Pode trocar a situação de sua solicitação caso possuir autorização para essa troca

Botão <Acompanhamento>: Pode visualizar acompanhamentos no decorrer do processo, de trocas de controle, de correção, Revisão, Aprovação da Solicitação.

Como complementar uma solicitação de viagem?

Menu Finanças > Gestão de Viagens > Movimentos > Complementar Solicitação.

Na tela do Complementar Solicitação podemos filtrar a Solicitação desejada, podendo pedir sua correção através do botão <Corrigir>, podemos complementar, modificar informações como data de saída e retorno e valores de transporte, passagem, hospedagem, podendo também vincular uma agência se assim fizer necessário.

Ao filtrar mais de uma solicitação essas serão indicadas no browser ‘Solicitação’

Ao clicar no botão <Complementos> para complementar informações, é aberta a tela indicada abaixo, nela podemos indicar varias escalas dentro de um plano, atualizando assim a data e hora de saída e retorno conforme informações indicadas nessa tela.

Nessa tela deve ser indicada informações de transporte, passagem e hospedagem de um plano.

Ao voltar para a tela as datas e horas daquele plano já constam preenchidas conforme, estipulado no complemento.

Ao clicar no botão <Despesas> podemos visualizar que as despesas referentes a passagem e transporte já estão inclusas para o plano selecionado, podendo também parametrizar os dados que serão levados para o financeiro.

O campo 'Pagar Empresa' será preenchido com a Agência informada nos complementos, quando a mesma contemplar o tipo de despesa. Senão, será preenchido com a companhia informada nas abas 'Transporte' e 'Hospedagem', para os respectivos custos.

Na tela do ‘Complementar Solicitação’ é possível pedir uma correção através do botão corrigir, conforme imagem abaixo, ao clicar no botão corrigir é aberta a tela para envio de e-mail indicando o que deve ser corrigido, mudando assim o controle da solicitação.

Como parametrizar despesas para a geração do Financeiro?

Para parametrizar as despesas para geração do financeiro é simples, podemos deixar pré definidos algumas buscas no próprio cadastro de itens da despesa, e ainda posso indicar alterar pelo botão <Despesa> da Solicitação ou do Complementar Solicitação.

Ao parametrizar na tela de despesa essas informações serão levadas para a geração dos títulos, caso haja a necessidade de obter mais informações sobre os campos acesse o Manual Controle de Viagens Movimentos botão <Despesa> lá constará descrito a regra de cada campo e como funciona essa busca.

Segue exemplos de parametrizações abaixo:

Inclusão de rateio para uma despesa:

Usando Gerencial, Conta Financeira, Portador, Contábil e Condição de Pagamento em uma despesa:

Conforme essas parametrizações será gerado o financeiro após aprovação ou ao clicar no botão <Financeiro>.

Mais informações sobre os campos consulte o manual Controle de Viagens > Movimentos.

Como Revisar/Aprovar solicitações de viagens?

Menu Finanças > Gestão de Viagens > Movimentos > Revisar/Aprovar Solicitações.

No Aprovar/Revisar ao filtrar Solicitante, Viajante, Cliente, Setor, Projeto, Data da Solicitação, Prazo da Aprovação, Controle, Código Interno, é indicado que preencha o grupo de parâmetros. No grupo parâmetros o controle de aprovação será indicado conforme configuração, podendo realizar sua modificação cuja a situação conste como aprovada.

Nesse programa só serão filtradas solicitações cuja a situação conste como pendente, caso contrário não irá encontrar. Cabe ressaltar que para a execução do filtro, é necessário que a configuração CV - GE - 2474 - Permitir acesso às informações complementares da solicitação esteja assinalada.

No grupo parâmetros o controle de aprovação será indicado conforme configuração, podendo realizar sua modificação cuja a situação conste como aprovada.

É possível nessa guia ‘Parâmetros’ além de informar os controles também indicar a Conta Contábil, Conta Gerencial e Portador, para as solicitações selecionadas após confirmar, essa alteração somente não será possível caso a configuração CV - GE - 2479 - Permitir alterar informações financeiras da viagem conte desmarcada, assim não podendo também gerar o financeiro da tela das Solicitações Pendentes ou seja após confirmar os filtros.

O campo ao lado da Solicitação é referente a seleção das solicitações para realização de uma atividade específica.

As informações da solicitações filtradas contam na guia ‘Resumo’ como a imagem acima mostra e na guia ‘Plano’ como na imagem abaixo podemos visualizar.

Acompanhamento
O botão ‘Acompanhamento’ será para fins de registros de alterações ou indicações referentes a solicitação selecionada, ao selecionar mais de uma solicitação o botão é desabilitado.

Financeiro
O botão financeiro é para fins de visualização e geração dos lançamentos financeiros quando necessário.

Aprovar
O botão só será acessível para quem constar com o código de seu usuário como ‘aprovar’ ou ‘todos’ no Cadastro de Aprovações, ao clicar nesse botão com uma ou mais solicitações selecionadas, será trocada a situação da Solicitação para a definida na configuração CV - GE - 2494 - Controle para solicitação de viagem aprovada, ou para o controle definido no parâmetros da tela inicial do Aprovar/Revisar, caso a configuração CV - GE - 2513 - Gerar financeiro automaticamente ao aprovar solicitação será gerado o financeiro automático para a(s) solicitação(ões) selecionada(s).

Revisar
O botão só será acessível para quem constar com o código de seu usuário como ‘Revisar’ ou ‘todos’ no Cadastro de Aprovações, ao clicar nesse botão com uma ou mais solicitações selecionadas, será trocada a situação da Solicitação para a definida na configuração CV - GE - 2478 - Controle para solicitação de viagem revisada, ou para o controle definido no parâmetros da tela inicial do Aprovar/Revisar, para a(s) solicitação(ões) selecionada(s).

Não Aprovar
É possível não aprovar uma solicitação, para tal deve ser parametrizado conforme configuração CV - GE - 2477 - Controle para solicitação de viagem não aprovada. O controle obrigatoriamente será atualizado e a situação da solicitação para “Não Aprovada”. Caso na solicitação exista lançamentos financeiros, os mesmos serão excluídos ao não ser aprovada a solicitação.

Será obedecidos as parametrizações indicadas nessa rotina assim levando para a solicitação o que aqui foi definido.

Corrigir
Esse botão só será acessível para quem constar com o código de seu usuário como ‘Corrigir’ ou ‘todos’ no Cadastro de Aprovações, ao clicar nesse botão com uma ou mais solicitações selecionadas, será trocada a situação da Solicitação para a definida na configuração CV - GE - 2515 - Controle para solicitação de viagem a ser corrigida, ou para o controle definido no parâmetros da tela inicial do Aprovar/Revisar, para a(s) solicitação(ões) selecionada(s).